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提升工作效率的座右铭_怎么提升你的工作效率

2020-03-26 座右铭 【 字体: 】 标签 : 座右铭,工作效率,提升 浏览量:827万

简介:上一秒在写下午要用的会议发言;下一秒foxmail提示来了新邮件;还没来得及回邮件,MSN对话框跳了出来,原来是客户发了图片等你接收;图片还没传完,电话又响了……你就像个

上一秒在写下午要用的会议发言;下一秒foxmail提示来了新邮件;还没来得及回邮件,MSN对话框跳了出来,原来是客户发了图片等你接收;图片还没传完,电话又响了……你就像个办公室“多动儿”,如果能学会一心多用,你会觉得时间变多了。怎样消灭这些不合理的工作方法,提高工作效率呢?

有研究表明,美国上班族“多动儿”的工作成绩平均每年要比一般人少一个月的量,全美每年因此蒙受770亿美元的损失。而纽约贝西科斯咨询公司最新的调查数据显示,即使是普通员工,只要不对办公室的干扰因素(接电话、发邮件)展开积极的“抵抗”,他们的工作效率将下降28%,美国经济每年也会因此再损失6500亿美元。

更重要的是,这种状态还会侵蚀心理健康。麻省理工学院心理系教授丹尼尔。安德森说:“注意力被分散就像是釜底抽薪,让你构建了许久的灵感大厦轰然倒塌。

累死累活做的全是无用功,这可能导致怀疑、否定自己的能力,对工作畏惧、拖延,进而引发自卑、情绪低落等恶劣心境。

典型症状:永远处于忙碌状态

尽管他们非常希望能不被别人打扰好好工作,但事实上,他们的自控力实在堪忧。任何信息都有可能吸引他们的注意力,顺理成章,脑子里塞成了一团糨糊,手上却拿不出像样的工作成果。

典型案例1

担任公司会计的丁丁最近比较烦,老板催着要公司各部门的年度数据统计,疲于应付的丁丁只好加班加点。其实,工作量并不算太大,只是丁丁是个十足的八卦狂人+聊天狂人。每天上班,她的第一件事是浏览各大网站的娱乐新闻和经常泡的八卦论坛,之后还忍不住与好友在网上交流一番。有时,在丁丁好不容易快计算出一项数据时,手机又响了,电话那头的好友在第一时间告诉她:某商场下礼拜周年大促销!兴奋的丁丁一下子又聊了个够。

案例1分析

丁丁患上“多动症”的症结或许是因为她有一种“信息焦虑综合征”。这是一种由于过量、没有选择、不经训练地吸收完全没有系统意义的多方信息引起的焦虑症状。心理医生在门诊中经常会发现一些25岁到40岁的拥有高学历、置身高新技术行业的白领人士,尤其是那些常与高流量信息打交道的正常成年人会出现“信息焦虑综合征”。

丁丁对不同的信息都有着不可控制的好奇心和好胜心,生怕自己会遗漏掉一些重要的信息,以至于不能及时更新自己的信息库,并希望自己是个顶级的信息达人。在这个目标的指引下,丁丁会对自己施加一系列的自我强迫和紧张情绪,由此会不由自主地去网上浏览新闻以及和朋友讨论相关的话题。

案例1调整建议

1.为了提高效率,你可以使用80/20的时间管理方法。这其实是一个极为简单的原则,80/20法则认为,80%的收获源自20%的努力。所以为了让自己的工作效率提高,在一天的工作开始时,你先将全部的精力集中在那些需要及时处理的事情上,你就会发现,你拥有足够多的时间来休息或者娱乐。

在职场上使用80/20法则时,你只需按工作重要紧急程度的优先顺序写下这一天你最需要完成的3件事情,接着你就从头做起。即使这一天你只能完成其中的一件事,你仍然完成了今天最重要的事情。这样你就不会觉得自己忙忙碌碌了一天,却依然一事无成了。而且,通常情况下,良好的开始会让你一天都保持高昂的情绪和积极的动力,这会使你这一天都十分高效。

2.退订那些从不阅读的电子邮件杂志,使用电子邮件过滤工具,最好设置两个电子邮箱,将私人邮件与工作邮件分开。在上班时间,只允许自己打开工作邮箱,私人邮箱在午餐休息或者下班后阅读回复。

3.在需要集中精力做一项工作时,适当地关掉手机和一切即时收发信息工具是“聪明之举”。你只是比别人晚一点知道一些信息而已,只要你愿意,将手头工作完成之后,再去了解不论是好消息还是坏消息,都对你有好处。因为在没有压力的状况下,人的接受能力会提高不少。

4.此外,你可以做一些积极的心理暗示,要知道,无论人对信息的掌握多么全面,遗漏总是难免的。不必整天想着收集足够多足够全的信息,要记住,不光是你会遗漏一些信息,每个人都有这种现象。习惯拖拖拉拉的“多动儿”。

习惯拖拖拉拉的“多动儿”

以下是职场上五个提升工作效率的方法,看看吧!

你有没有想过为什么你努力善用每分每秒,却永远有做不完的事情?为什么有人能够日理万机,却还是精力无限?想摆脱穷忙又毫无品质的生活,你应该立即实践知本咨询的以下5项聪明工作法。

限制你的to-dolist,每天最多做三件事

选择1-3个最重要的任务MostImoportantTasks(MITs)。这些任务是你一天工作中必须要做的,比较重要且困难的任务。是那些需要你耗费很多时力,加班来完成的工作。LeoBabaut主张再做其他事情之前先把重要的事情做完:

衡量你的结果,而不是注重时间

WorkSmarter,NotHarder这一点来源于一个问题:付出和回报不成正比。我希望能在短时间里面获得更多的成效。其中一个方法就是衡量我们的工作效率。

这听上去很像一个玩笑,但这是工作的时候不可忽视的一个问题如果你真的衡量了你所做的事情的效果,而不是你在这件事情上面多花费的时间,你将会发现你工作中的一些不同。如果你有一个大项目或者任务需要完成,一个良好的开端就是将它们细分成需要完成的部分。一系列的小任务组成一个大项目,你可以检查你每天做了什么,并且可以知道你用了多少天完成这件事。

当你查看你每天所做完的事情的时候,你会很惊喜并且更加激励你投入的工作,完成更多的任务。以结果为导向衡量工作进度,看工作成果,而非工作时间。

建立“准备工作”规则

正如我前面提到的,如果我不知道先做什么工作,我就会变得很拖延并且浪费一上午的时间。你可能因为别的事情造成拖延,但起步往往是最常见的阻碍。我倾向于拖延,浪费时间在早晨。你可能有一个不同的危险时间一拖再拖,但是起步似乎是一个常见的障碍。一种方法可解决这种问题,就是建立一个规则来告诉你的大脑和身体,现在需要开始工作了。你的规则可以使很简单的事情,比如每天上下班的路上买的一杯咖啡。我通常边喝咖啡边检查我喜欢的网站,看看是否有新的消息。一旦喝完了咖啡,这就是我的分界点,就触发性的告诉我开始工作了。其他方式进入工作的状态可以是当你坐在办公桌前或者在工作区的时候,关掉你的手机,做一些简单的伸展运动,吃点早餐。你甚至可以设置一个广播来让你进入工作状态,收听广播让它成为你进入状态的一种规则。Twitter和Square联合创始人杰克.多尔西(JackDorsey)这样设定他的工作规律:星期一管理公司,周二产品,星期三行销、沟通与成长,星期四研发与合作伙伴,星期五公司文化与招聘。如此一来,即使临时有事打扰,他也能立刻回神,专心处理今日要务。2.4

追踪你在什么事情上浪费时间

如果你想提高工作效率,当你真正遇到问题的时候最好改变规则并且尝试新的解决方法。我过去肯定会这样做,但发现它并不是一个长期的解决方案。

提高效率的第一步是找出你规律性时间所花在的地方。首先,记录你每天早晨做的准备工作。你会发现你的时间花在像选择衣服这种可以在前一天晚上做的事情上。然后追踪你如何花这些时间的,找出它们的模式——像RescueTime这样的工具可以帮到你。一旦你知道什么事情占用你的时间,什么事情让你拖延,你可以开始改变这些习惯。我曾经在早上浪费了大量的时间来检查出我最喜欢的网站的新闻和更新。所以因此我制定了规则:我会边喝咖啡边做这件事情,当咖啡喝完的时候就意味着要开始工作了。这种方法只用于做我自己喜欢做的事情,但不用于我计划内的工作事宜。

养成帮助你停下工作的习惯

培养工作规律有助于运用时间,停止工作也是如此。你应该为自己设定停工时间,以免无止尽地继续瞎忙。例如,午餐前必须完成一件最重要的事,或者跟朋友约顿晚餐,强迫自己提高工作效率顺利赴约。这些正向奖励也会使你抱着期待愉快工作。所以,规定自己准时下班。可以安排跟朋友吃晚餐,强迫自己准时完成。此外,因为是要做自己喜欢的事,会更有动力赶快完成工作。

Twitter执行长依凡.威廉斯(EvanWilliams)原本都在早上去健身,但他发现自己早上效率最好,之后逐渐下滑;于是他把时间规画切成两半,早上专心工作、中午去运动;或者傍晚运动前要完成今日任务,结果每个时段他都能保持充沛活力充沛、高效工作。

研究显示,冥想训练有助于工作者们集中注意力,记住更多的工作细节,还有助于保持活力和减少负面情绪,是提高工作效率的有效方法。

以前的心理杂志上,我们曾经给大家介绍过冥想能够有效地降低心脏病的风险。并且,冥想在舒缓慢性疼痛,缓解压力,减少信息负荷,强健大脑等等领域都有不错的效果。如果你还没有试过冥想,现在又有了一个试试看的理由:冥想能提高你的工作效率。

华盛顿大学的最新研究发现,冥想训练有助于工作者们集中注意力,记住更多的工作细节,还有助于保持活力和减少负面情绪。

在本次研究中,受试者共分为3组,每组12至15人,他们的职业均是人力资源管理经理。每组受试者都接受了8周的训练。第一组为冥想训练(正念认知疗法),第二组为全身放松的训练,第三组(候补对照组)则在等待8周后接受了冥想训练(正念认知疗法)。

冥想法工作效率提升的利器

之后,研究人员检测了受试者处理日常办公任务(如打字,收发电子邮件,管理日程和处理即时消息)时的速度、准确度和同时处理多个任务的能力,并记录了受试者的压力水平和记忆能力。

接受了冥想训练的第一组表现超过了其他组,组中受试者压力较少,注意力更为集中,记忆力也较好。候补对照组直到等待8周后的冥想训练结束时压力才得到缓解。奇怪的是,第二组在接受全身放松训练之后,工作时也同样轻松。

尽管本次研究中的冥想训练每周需要花费2小时,但每天冥想2分钟或使用Buddify一类的工具来帮助自己冥想,也能带来类似的效果。

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